INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

1: PREMESSE

Questa informativa cercherà di spiegare chi e come tratta i dati dell'interessato (detto anche Utente), quali sono i suoi dati, e quali sono i suoi diritti e come può esercitarli. Per chiarimenti particolari, laddove l’Utente non capisca o non ritenga sufficiente quanto inserito nell'informativa, si invita a scrivere al seguente indirizzo: amministrazione@asgspa.it

2: ALCUNE NOZIONI IMPORTANTI SUI DATI PERSONALI

Cosa si intende per dati personali? Dati personali sono tutte le informazioni che si riferiscono ad una persona fisica identificabile. L’indirizzo e-mail è un dato personale.

Cosa significa trattare i dati? La definizione giuridica di trattamento comprende qualunque operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati. Praticamente, quindi, tutto quel che si può fare con i dati dell'utente è trattamento. Già quindi raccogliere o leggere i dati per esempio, ossia consultarli, è un trattamento. 

Perchè sono importanti per l'interessato? I dati dicono chi è l'interessato e cosa fa. Sono suoi, quindi, proprio in quanto “suoi”, sono importanti ed è chiaro anche che in quanto “suoi” ha il diritto di decidere se lasciarli trattare a terzi, e di sapere in che modo ciò viene fatto.

3: CHI TRATTA I DATI 

Titolare del trattamento è il soggetto che assume le decisioni su come trattare i dati, quindi – tra l'altro – su quali precauzioni prendere per proteggerli, su dove alloggiarli (se in server o cloud ecc.), su quali dati chiedere all'utente, su quali elaborare e per quale scopo, su quali e a chi cederli, come gestire i rapporti e i diritti degli utenti, su chi scegliere come collaboratore, responsabile o semplice incaricato per trattare i dati, su quali istruzioni impartire ai collaboratori ecc. Quindi, atteso che il titolare del trattamento dei dati è molto importante, sappia l'utente che si tratta di:

ASG S.p.A.
Sede: SULBIATE (MB), Via delle Industrie n. 50.
P.IVA e C.F.: IT05427400964
Tel: 039 6095019
Fax: 039 6822357
Email: amministrazione@asgspa.it
PEC: asgspa@legalmail.it
Sito web: www.asgspa.it

Poi, per quanto concerne eventuali funzioni accessorie, ASG si può avvalere di soggetti interni autorizzati al trattamento (detti anche incaricati) o soggetti esterni per lo più come responsabili del trattamento. 

3/a: A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI (o A CHI VIENE CONSENTITO ACCESSO AGLI STESSI) 

I dati vengono comunicati a soggetti interni al Titolare (i dipendenti) che collaborano nella gestione amministrativa dell'azienda.                            

Possono essere ulteriormente comunicati in ottemperanza di obblighi di comunicazione in caso di richiesta da parte di un'autorità pubblica (ad esempio richiesta da parte del Tribunale, accertamenti fiscali, ecc.).

È importante sapere che ASG può gestire e dominare solo i dati conservati e trattati nell'ambito del proprio sistema: dati ceduti o comunicati a terzi saranno, nel modo e nel quanto, autonomamente trattati dai terzi cui vengono comunicati secondo proprie politiche di privacy. In ogni caso, laddove ASG cessi il trattamento dei dati personali di un utente, darà comunicazione della cessazione anche ai soggetti cui tali dati siano stati comunicati, ma non può garantire la cessazione del trattamento da parte di questi.

4: DOVE LI TRATTA

ASG tratta i dati personali degli Utenti presso la propria sede.

5: QUALI DATI VENGONO TRATTATI

In base alla qualità significativa dei dati si possono individuare: 

- Dati di contatto: e-mail;
- Dati Identificativi: nome, cognome.
- Dati di contenuto: il contenuto della comunicazione inviata dall’Utente attraverso l’apposito modulo/ form presente nel sito.
- Dati di contesto lavorativo: una e-mail con nome e/o cognome di una persona, od anche con indicazione del reparto, indica sia la società di appartenenza di chi scrive che le relative mansioni.

6: PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI, E INDICAZIONE DELLA BASE GIURIDICA E DURATA DI CONSERVAZIONE.

ASG tratta i dati dei Clienti per le seguenti finalità:

1. Rispondere alle richieste dell’Utente;
   Base giuridica: esecuzione della prestazione;
   Durata: i dati vengono trattati finché servono allo scopo per il quale vengono conferiti.
   Se quindi vengono conferiti per la sola formulazione del preventivo, saranno conservati fino a che il preventivo stesso non sarà eventualmente rifiutato dall'utente. Laddove invece il preventivo si consolidi in contratto, saranno trattati nell'ambito dell'espletamento del contratto stesso da parte di ASG. In ogni caso, nelle ipotesi in cui si tratti di comunicazioni aventi contenuto contrattuale o precontrattuale, la natura commerciale delle comunicazioni consente la conservazione per la durata di anni 10.
   Per queste finalità vengono trattati i seguenti dati personali dell’Utente: e-mail, nome e/o cognome, dati di contenuto e dati di contesto lavorativo (vedi punto n. 5).
   
   

2. Creare database iscritti: ASG crea un database dei contatti ricevuti tramite form sul sito. Il database viene utilizzato come copia di backup degli indirizzi da cui sono pervenute le comunicazioni.
   Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla conservazione dei dati (ritenuto prevalente rispetto a interessi contrari in quanto garantisce la disponibilità del dato ad ASG e per contro – trattandosi di dato di scarsa pericolosità e significato – non reca pregiudizio all’utente);
   - Durata: fino a richiesta di cancellazione da parte dell’interessato
   - Dati trattati: email, identificativi, di contesto lavorativo.
   
   

3. Erogazione servizio di newsletter
   Base giuridica: consenso dell’interessato
   Durata: fino alla revoca del consenso (esprimibile in qualsiasi momento tramite la funzione

Unsubscribe in calce alla mail; in alternativa contattando direttamente il titolare);
Dati trattati: indirizzo e-mail;

Nota bene: il consenso è sempre revocabile. Il trattamento per la finalità per la quale è stato dato in precedenza consenso cesserà a far data dalla revoca.

7: COME VENGONO CONFERITI I DATI

I dati vengono conferiti direttamente dall’Utente compilando l’apposito form presente sul sito.

8: QUALI DATI SONO OBBLIGATORI E QUALI FACOLTATIVI (E LE CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO DI DARE I DATI)

Il dato di contatto ed identificativo dell’Utente è obbligatorio (può inserire nome o cognome, non necessariamente entrambi). Non conferirlo comporta l’impossibilità di eseguire la prestazione (risposta alla mail inoltrata tramite form) richiesta.
Inoltre, sono dati facoltativi, ma essenzialmente fisiologici, quelli che si formano nella redazione della comunicazione. Quanto a questi ultimi, non è possibile discriminare tra obbligatori e facoltativi, in quanto si formano come conseguenza naturale della redazione della comunicazione.

9: COME VENGONO TRATTATI

I dati vengono raccolti e trattati con strumenti elettronici.

Sono ospitati su server ubicato in territorio UE. 

Potranno accedere e trattare i dati, nell'ambito dell'incarico ricevuto, solo persone debitamente autorizzate e munite di credenziali di autenticazione singole.

10: COME IL SERVIZIO “DISTURBERÀ” L’UTENTE

ASG “disturberà” l’Utente nei seguenti modi:

• Potrà ricevere e-mail, (ovvero telefonate, messaggi o altre comunicazioni laddove nel corpo del testo siano indicati tali recapiti da parte dell’utente) da ASG: si tratterà di comunicazioni operative o comunque di risposta alla comunicazione/richiesta inviata dall’Utente. Queste comunicazioni sono indispensabili per la gestione regolare del rapporto con l’Utente e per la risposta allo stesso.

• Potrà ricevere e-mail tramite il servizio di newsletter (solamente qualora l’interessato si sia iscritto a tale servizio).

11: QUALI SONO I DIRITTI DEGLI UTENTI

Gli Utenti sono beneficiari di una serie di diritti.

Diritti di informazione circa:

• Categorie di dati vengono trattati (vedi punto n. 2 e 5);

• Origine dei dati, ossia sapere da dove il Titolare ha tratto i suoi dati (vedi punto n. 7);

• Finalità del trattamento dei dati, ossia per quali scopi i dati vengono trattati (vedi punto n. 6);

• Modalità di trattamento dei dati (vedi punto n. 9);

• Estremi del titolare e di eventuali responsabili del trattamento (vedi punto n. 3);

• Soggetti cui vengono comunicati i dati (vedi punto 3/a);

• Tempo di conservazione e trattamento dei dati (vedi punto n. 6);

• Diritto di esperire reclamo innanzi al garante privacy mediante accesso al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti

• Esistenza o meno di processo di profilazione;

• Base giuridica del trattamento (vedi punto n. 6);

Poi ci sono diritti non di semplice informazione ma operativi. Essi sono di vario genere. In sintesi:

• L'interessato ha diritto di aver copia dei dati che ha fornito. Se i dati sono stati trattati con metodi automatizzati e sulla base del suo consenso o di un contratto, l'utente può chiedere – se tecnicamente possibile – che i dati siano trasmessi allo stesso interessato o anche ad un eventuale nuovo titolare (portabilità), sempre che questa operazione non leda i diritti (e i dati) di altre persone. Tale diritto nel caso di specie non potrà esser esercitato quindi in relazione a comunicazioni che contengano dati di terzi, segreti industriali o comunque contenuti protetti. In tal caso può chiedere anche la cancellazione dei dati (salvo che la legge non imponga la conservazione al Titolare come nel caso di comunicazioni commerciali).

• Se i dati personali sono inesatti o incompleti l'interessato può chiedere di rettificarli o completarli, fornendo indicazioni in tal senso. Se il Titolare deve verificare l'esattezza dei dati contestati dall'interessato, questi può nel mentre ottenere la limitazione dei dati contestati (limitazione significa che i dati vengono soltanto conservati e non ne viene fatto alcun altro trattamento se non con uno specifico consenso dell'interessato o se servono per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria).

• Se i dati personali non sono più necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti o altrimenti trattati l'interessato ne può chiedere la cancellazione. Se però i dati servono all'interessato per esercitare un proprio diritto in sede giudiziaria, ne può chiedere la limitazione (ossia la sola conservazione).

• Se il trattamento è illecito perché i dati sono trattati in assenza di consenso, interesse legittimo da parte del Titolare, contratto per l'esecuzione del quale il trattamento stesso è necessario, obbligo legale di trattamento da parte del Titolare, l'interessato può chiederne la cancellazione o la limitazione.

12: COME LI PUO' ESERCITARE

Procedura per l'esercizio dei diritti: I diritti dell’Utente possono esser esercitati inviando una mail a amministarazione@asgspa.it
Il Titolare deve rispondere entro trenta giorni (che possono esser prorogati di altri due mesi, ma il Titolare in questo caso deve dare avviso motivato del ritardo all'utente).
Il Titolare può rifiutare, se ne ha motivo, di dar seguito alla richiesta dell'utente (rifiuto che deve esser comunicato all'utente entro un mese) solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive. Deve dare in tal caso risposta motivata. In ogni caso l'utente può rivolgersi al “Garante Privacy” (si veda link sotto riportato) o al Giudice.

Il Titolare deve rispondere utilizzando lo stesso canale (mail, telefono ecc) utilizzato dall'utente per la richiesta, a meno che l'utente stesso non chieda una risposta per via diversa. In caso di richiesta proveniente da indirizzo email diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato. 

Il Titolare, laddove nutra dubbi circa l'identità della persona che avanza la richiesta o esercita uno dei diritti che vengono di seguito elencati, può chiedere ulteriori informazioni per confermare l'identità del richiedente. In caso di richiesta proveniente da indirizzo email diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato. 

Le richieste e le risposte sono gratuite, salvo che siano ripetitive. In tale ultimo caso il Titolare può addebitare i costi vivi che affronta per la risposta (quindi costi di personale, costi materiali, ecc).

In ogni caso l'interessato può rivolgersi all'autorità Garante (http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali) o alla Autorità Giurisdizionale competente per l'esercizio dei propri diritti.

13: QUALI SONO I DOVERI E ONERI DEGLI UTENTI

È fatto obbligo all’Utente di comunicare dati veritieri.

É onere dell’Utente comunicare al Titolare qualsiasi cambiamento intervenuto sui dati personali in precedenza comunicati.

14: IPOTESI DI DATA BREACH

In caso si dovessero verificare, rispetto ai dati degli Utenti, uno o più dei seguenti eventi: accesso, sottrazione, perdita, distruzione, divulgazione, modifica non autorizzati (c.d. Data breach) ASG, ferme restando le misure tecniche urgenti da porre in essere per bloccare (per quanto possibile) l'evento e per ridurne gli effetti dannosi si impegna a: 

- ripristinare quanto prima il servizio in modo efficiente, recuperando i dati disponibili dall'ultimo backup utile effettuato;

- informare gli Utenti, direttamente se le circostanze lo permettono ovvero genericamente (mediante avviso sull'home del sito web o mediante comunicazione inviata a tutti gli utenti, compresi quelli per i quali eventualmente non ci sono stati eventi sui dati) del tipo di evento, del tempo in cui si è verificato, delle misure adottate (senza entrare nel dettaglio al fine di non agevolare eventuali nuovi attacchi) per ridurre i danni e per evitar nuovi analoghi eventi, nonché delle misure ed accorgimenti che l'utente dovrebbe – da parte sua - porre in essere per ridurre le probabilità di nuovi eventi e limitare le conseguenze di quelli già verificatisi.